Cara menghitung gaji otomatis dengan Microsoft Exel

Gambar: Tabel Data menghitung Gaji Karyawan

menggunakan Sheet Excel

Salah satu teknik pengolahan data yang efektif untuk pengolahan data gaji karyawan/pegawai dapat menggunakan keunggulan dari software aplikasi microsoft office. Manajemen data gaji pegawai ini didesign menggunakan sheet excel dengan memanfaatkan formula (rumus) khusus yang mengolah data secara otomatis. Formula akan berkerja otomatis menghitung data yang diinput dan kemudian menampilkan hasil olahannaya pada tabel kolom dan baris yang sudah ditentukan.

Untuk membahas sekaligus mempraktekan materi ini dibutuhkan dua buah tabel Excel. Dua buah tabel ini nantinya akan saling berhubungan dan bergantungan satu sama lainnya untuk menghasilkan yang ditampilkan data (database).

Data yang akan tampil secara otomatis tersebut merupakan kombinasi dari beberapa dalam excel. Formula-formula yang akan dipergunakan pada materi ini yaitu If, Right, Mid, Left dan Vlookup. Untuk menunjang bekerjanya formula-formula tersebut kemudian dikombinasikan lagi dengan beberapa kode yang akan berfungsi mengelola data dari tabel sumber data. Kode ini dibuat hanya untuk efisiensi kata saja.

Untuk lebih mudah memahami materi dibahas ini ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Buka Excel

2. Buat dua buah tableyang terdiri dari:

a. Tabel I. Tabel I yang terdiri dari beberapa kolom seperti berikut ini:

Kolom A 5: Kode

Kolom B 5: Nama Karyawan/Pegawai

Kolom C 5: Jabatan

Kolom D 5: Status

Kolom E 5: Gol (Golongan)

Kolom F 5: Gapok (Gaji Pokok)

Kolom G 5: Tunjangan

Kolom H 5: Astek

Kolom I 5: Gaji Bersih

b. Tabel II. Tabel II akan dipergunakan sebagai tabel sumber data untuk tabel I. 
Tabel dua ini terdiri dari 3 (tiga) kolom, yaitu:

Gol

Gapok

Tunjangan

3. Tetapkan Kode. Kode yang ditetapkan ini sebagai penunjang bekerjanya formula-formula untuk mengolah dan menampilkan data pada tabel I. Untuk materi ini akan pergunakan kode-kode berikut ini.
AKT, ADM, SAL, OPE dijadikan sebagai kode Jabatan Karyawan/Pegawai. Kode-kode ini akan beroperasi secara otomatis pada Tabel I kolom C (Jabatan) yang merupakan kombinasi dua formula yaitu formula If dan Left

A dijadikan sebagai kode Golongan Keyawan/Pegawai. Kode ini akan berfungsi untuk menampilkan data pada tabel I kolom E Data yang tampil pada kolom E merupakan data yang bersumber dari tabel II dengan menggunakan formula MID

K dijadikan sebagai kode Status Karyawan/pegawai. Kode ini merupakan sumber data kolom D. Formula yang dipergunakan untuk kode ini adalah IF

Karena materi ini menggunakan kombinasi formula, penulisan dapat dilakukan seperti berikut ini. Contoh: AKT-A-T.
Sedangkan pada tabel I, kolom yang disebutkan di bawah ini adalah hitungan yang lazimnya ditempuh dalam microsoft office excel. Kolom-kolom tersebut, yaitu:
Tunjangan yaitu 10% dari Gapok.
Astek adalah 2 % dari Gapok
Gaji Bersih adalah Gaji Pokok+Tunjangan+ Astek

4. Input/isi data tabel I kolom A dan B secara manual sesuai dengan Kode yang ditetapkan di atas. Teknik penulisannya lakukan seperti contoh pada langkah 3 di atas.

5.Pada kolom C 6 (Jabatan) input dengan formula berikut ini:

=IF(LEFT(A6;3)="AKT";"AKUNTANSI";IF(LEFT(A6;3)="ADM";"ADMINISTRASI";IF(LEFT(A6;3)="OPR";"OPERATOR";IF(LEFT(A6;3)="SAL";"SALESMAN";"MAAF, KODE ANDA SALAH"))))

6. Pada kolom D 6 (status) input dengan formula =IF(RIGHT(A6)="K";"Kawin";"Bujang")

7. Pada kolom E 6 (Gol) input dengan formula =MID(A6;5;1)

8. Pada kolom F 6 (Gapok) input dengan formula =VLOOKUP(E6;G21:I23;2)

9. Pada kolom G 6 (Tunjangan) input dengan formula =10%*F6.

10. Pada kolom H 6 (Astek) input dengan formula =2%*F6

11. Pada kolom I 6 (Gaji Bersih) input dengan formula =F6+G6+H6

Untuk row (baris) berikutnya lakukan seperti yang ditempuh mulai step 4 sampai step 11 di atas. Apabila dilakukan dengan benar tabel akan tampak seperti di bawah ini. Dan apabila salah memasukan kode pada kolom A secara otomatis khususnya pada kolom C akan muncul pesan  “MAAF, KODE ANDA SALAH”. (lihat gambar paling atas)