Cara Membuat Database Menggunakan Microsoft Access

Microsoft Access

Untuk membuat database beserta tabel-tabelnya dengan menggunakan Microsoft Access, maka terlebih dahulu Anda harus memahami gambaran sebuah struktur database (baca disini: Database itu apa?). Perlu diketahui bahwa jika Anda ingin membuat suatu program, Anda memerlukan file database yang akan diproses. File database ini hanya dibuat struktur databasenya saja, tidak perlu diisi langsung record-nya. File database ini juga dibuat satu kali saja, selanjutnya melalui perintah-perintah program file database tersebut diproses.

Untuk membuat file database, Anda dapat menggunakan program Microsoft Access, SQL, atau Oracle. Pada artikel ini Anda menggunakan Microsoft Access, namun Microsoft Access yang akan ditulis disini hanya sebatas untuk membuat struktur databasenya saja.

Untuk membuat database kosong dengan Microsoft Access lakukan langkah-langkah berikut:

1. Jalankan aplikasi Microsoft Access (yang digunakan pada artikel ini Microsoft Access 2003).
2. Pilih "Blank Database".
3. Setelah itu akan muncul tampilan kotak dialog File New Database yang meminta Anda untuk memberikan nama File Database serta memilih lokasi  di mana data akan disimpan.
4. Klik pada kolom file name, gantilah db1 dengan coba1.
5. Setelah nama database ditentukan pilih Create. 

Membuat Tabel Database Baru

Setelah Anda selesai membuat database baru yang masih kosong yaitu coba1.mdb, langkah berikutnya yaitu merancang dan membuat tabel pada database tersebut, yang nantinya akan diisi. Namun sebelum Anda memulainya, terlebih dahulu Anda harus mengenal jenis data yang akan dipakai dan ditempatkan pada setiap field database. Jenis data tersebut adalah:

• Text, dapat menerima huruf, angka, tanda baca, dan spasi. Sebuah field yang berisi data teks ini dapat menampung 255 karakter, atau sebanyak yang kita inginkan yaitu dengan menentukan besarnya karakter data dengan mengatur properti Field size-nya.
• Memo, dapat menerima teks apa saja sebagai suatu keterangan atau catatan. Data ini dapat menampung 65.535 karakter.
• Number, berisi data bilangan yang digunakan untuk perhitungan matematis. Lebar kapasitas data ini bergantung pada properti fieldSize.
• Currency, berisi data bilangan yang digunakan dalam perhitungan matematis terutama untuk perhitungan yang berkaitan dengan uang termasuk data-data dengan 1 s/d 4 angka di belakang tanda desimal, besar nilainya tepatnya adalah -922.337.203.685.477.5808 s/d 922.337.203.685.477.5807.
• Yes/No, berisi nilai yes atau no, atau field yang hanya memiliki dua kemungkinan nilai (yes/no, on/off atau true/false).
• Auto number, berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang unik dimana secara otomatis diberikan oleh Microsoft Access saat record baru ditambahkan ke dalam tabel. Jenis data auto number ini memiliki sifat tidak dapat diubah-ubah nilainya oleh user.
• Date/Time, hanya dapat menerima tanggal/waktu, dan nilai datanya dari tahun 100 sampai dengan 9999.

Setelah Anda mengetahui jenis-jenis data yang dipakai dan ditempatkan pada setiap field database, maka berdasarkan jenis data tersebut, buat dan rancanglah sebuah tabel database baru dengan mengikuti langkah berikut:

1. Pada jendela database seperti pada Gambar 1, klik tombol New, setelah itu akan muncul kotak dialog New Table seperti pada Gambar 2.
2. Pada kotak dialog New Table tersebut, pilih Design View kemudian klik tombol OK, maka akan muncul kotak dialog Table database seperti Gambar 3.
3. Klik baris pertama dari kolom Field Name, kemudian ketikkan Kode Barang pada kolom Field Name tersebut sebagai nama field name. Field ini nantinya akan diisi data kode barang.
4. Tekan tombol Enter, maka pointer akan berpindah ke kolom Data Type. Isi teks pada kolom Data Type tersebut.
5. Tentukan lebar data pada field size dengan mengubah angka 50 menjadi angka 6.
6. Ulangi langkah 3 sampai 5 dengan berpindah baris, tambahkan field Nama Barang (tipe Text, Lebar 30), field Harga Satuan (tipe Number), dan field Banyaknya Barang (tipe Number, Integer).
7. Jika proses pengisian serta pembuatan tabel selesai dan Anda ingin menutup dialog Design Table, tutuplah Windows Table 1 dengan menekan icon "X" di pojok kanan window, kemudian klik tombol Yes untuk menyimpan tabel desain yang telah dibuat. Setelah Anda  menutup kotak dialog tabel, Microsoft Access akan menampilkan kotak isian "Save As", kemudian ketikkan nama tabelnya dengan nama yang Anda inginkan, misalnya "Barang" dan klik tombol OK untuk menutup kotak tersebut.
8. Microsoft Access kemudian akan mengingatkan bahwa tabel yang Anda buat belum mempunyai kunci primer (primary key). 

Memodifikasi Tabel Database

Karena suatu file database dapat terdiri atas satu atau banyak tabel, maka jika Anda membuka atau mengaktifkan satu file database, seluruh tabel dalam file database Microsoft Access yang Anda buka dapat langsung bisa dilihat, dipilih, atau diubah. Untuk itu lakukan langkah-langkah  berikut ini untuk membuka dan memodifikasi tabel database sebagai berikut:

1. Pilih dan buka file database yang telah Anda buat yaitu coba1 sehingga akan muncul kotak dialog database AVB.
2. Pilih tabel Barang yang ingin dimodifikasi (diperbaiki, dihapus, atau ditambah) field databasenya, kemudian klik Design, maka akan muncul kotak dialog tabel barang.
3. Modifikasi field database yang ingin Anda modifikasi, dengan menggunakan langkah-langkah yang hampir sama dengan membuat tabel database baru. Misalnya Anda tidak memerlukan field database harga satuan, maka kliklah harga barang lalu hapus field harga satuan sekaligus jenis tipe datanya. Namun jika Anda ingin mengganti harga satuan menjadi harga barang, kliklah field name "Harga Satuan" kemudian ganti menjadi harga barang.
4. Setelah selesai memodifikasi field database, tutup kotak dialog tabel barang tersebut dengan mengklik icon "X" pada kotak dialog tabel barang, kemudian klik Yes untuk menyimpan tabel database yang telah dimodifikasi tersebut.